ORGANIZAREA ŞI COORDONAREA ACTIVITĂŢII NOTARIALE PE PLAN INTERNAŢIONAL (UNIUNEA INTERNAŢIONALĂ A NOTARIATULUI LATIN)

1. Noţiuni generale. Denumirea, natura, sediul

Uniunea Internaţională a Notariatului Latin, care reprezintă o Uniune a organizaţiilor notariale naţionale s-a înfiinţat cu ocazia primului Congres internaţional reunit la Buenos Aires în 2 octombrie 1948 la iniţiativa Colegiului Notarilor din acest oraş. Referinţa la latinie nu are aspect lingvistic, ci subliniază legătura cu dreptul roman.

I. N. L. este o organizaţie neguvernamentală, constituită pentru promovarea, coordonarea şi dezvoltarea activităţii notariale pe plan internaţional, cu scopul de a asigura o colaborare strânsă între notari, demnitatea şi independenţa pentru deservirea cât mai bună a persoanelor şi a comunităţii.

1.2 Scopurile şi obiectivele U. I. N. L.

Scopurile şi activităţile sunt în particular:

Reprezentarea notariatului pe lângă organismele internaţionale;
Colaborarea şi participarea la activităţile organizaţiilor internaţionale;
Colaborarea cu organismele internaţionale, în mod deosebit cu cel notariale;
Studierea dreptului în cadrul activităţii notariale şi colaborarea de lucrări în vederea armonizării acestora, etc.

Constituie obiective ale Uniunii:

Stabilirea de relaţii cu notarii în evoluţie şi cu notarii din ţările care nu au organizaţii notariale cu scopul de a colabora cu structurile şi organismele lor în vederea lor în vederea aderării acestora la Uniune;
Stabilirea de relaţii cu organizaţiile internaţionale;
Stabilirea de relaţii cu organizaţiile care corespund sistemului de documentare care intră în sistemul notariatului latin.

1.3 Bazele sau principiile fundamentale ale sistemului notariatului latin

Consiliul permanent a aprobat în timpul primei sale reuniuni la Haga Bazele sau principiile fundamentale ale sistemului notariatului latin.

Sistematizarea lor într-un text împărţit în articole, are avantajul de a putea invoca principiile sale fără a fi necesar de a reveni la concluziile Congresului. Sistematizarea precizează ideile, şi mai ales de a oferi un instrument de muncă care va servi drept ghid şi orientare notariatelor, care fac parte sau nu din Uniune.

Despre notar şi funcţia notarului

Notarul este un jurist special abilitat pentru a oferi autenticitate actelor şi contractelor aduse de co-contractanţi, şi pentru a da consultaţii juridice persoanelor care apelează la funcţia lui.

Funcţia notarială este o funcţie publică pe care notarul şi-o exercită într-un mod independent fără a fi situat ierarhic printre funcţionarii din serviciul administrativ de stat sau alte organe publice.

Nu se poate accede în funcţia de notar dacă nu s-a absolvit cu succes studiile superioare în fiecare ţară pentru exercitarea profesiilor juridice.

Documentele necesare

Documentele notariale sunt acelea pe care un notar le redactează şi le autentifică şi pe care le păstrează, clas indu-le într-o ordine cronologică. Acestea pot avea ca obiect acte şi documente juridice, fie unilaterale, fie bilaterale sau multilaterale, precum şi constatarea de fapte pe care notarul le verifică prin percepţie senzorială direct sau prin act de notorietate.

Părţile contractante ale unui act notarial au dreptul de a obţine copia acestuia. Copiile autentificate ale documentelor notariale au acelaşi efect ca şi originalul. Documentele notariale se bucură de o dublă prezumţie de legalitate şi exactitate.

Dacă notarul, în timpul exerciţiul funcţiunii cauzează o nedreptate din neglijenţă sau rea-credinţă persoanei, el este obligat să despăgubească persoana căreia i-a cauzat prejudicii.

Nu se va putea impune notarului să redacteze documente pe care să le autentifice conform proiectului prezentat de un avocat sau de cei interesaţi. Notarul este liber să accepte sau nu acest proiect şi să introducă, cu acordul părţilor contractante, modificările pe care le consideră necesare.

Organizarea profesiei de notar

Legea va determina zona teritorială care limitează competenţa şi numărul de birouri notariale, se va avea grijă ca acest număr să fie acela prin care serviciul notarial să fie asigurat în mod obligatoriu şi situaţiile de monopol să fie evitate.

Nu se recomandă ca să nu limiteze numărul de birouri notariale şi să se întindă competenţa teritorială a fiecărui notar în toată ţara. Legea va determina şi locul unde trebuie să fie instalat fiecare birou de notar.

Notarii trebuie să aparţină obligatoriu unui organ central în care sunt grupaţi şi organizaţi în totalitate.

1.4 Membrii U. I. N. L.

Potrivit statutului U. I. N. L., aceasta este constituită din notariatele membre. Admiterea în Uniune a altor notariate revine în competenţa exclusivă a Adunării Notariatelor membre, reunite în sesiune ordinară.

Cererea de admitere trebuie să obţină votul favorabil a 2/3 din voturile exprimate. Consiliul permanent trebuie să menţină la zi lista notariatelor membre. Acestea trebuie să respecte normele Statutului Uniunii şi ale Regulamentului, precum şi de a vărsa cotizaţia de membru.

Calitatea de membru se pierde prin demisie sau prin decizia Adunării, luate cu votul a 2/3 din voturile exprimate.

1.5 Instituţii şi organisme ale U. I. N. L.

Uniunea dispune de următoarele instituţii pentru realizarea obiectivelor sale cu caracter general şi permanent:

Colegiul Internaţional al Notariatului Latin;
Biroul Notarial Permanent de Schimb Internaţional căruia îi revine sarcina de a prelucra şi difuza informaţiile referitoare la notariat, elaborarea şi editarea Revistei Internaţionale a Notarilor, de asemenea a studiilor care sunt încredinţate de Consiliul Permanent.
Secretariatul permanent, instituit de continentul unde există cel puţin 12 notariate membre ale Uniunii, pentru a participa la activitatea Uniunii şi pentru a conserva şi difuza documentaţia corespunzătoare;
Trezoreria permanentă. Uniunea poate institui organismele, comisiile şi grupurile de lucru pe care le consideră utile, sub formă unitară, cât şi divizate în secţiuni şi delegaţii. Înfiinţarea, modificare şi suspendarea acestor organisme, comisii şi grupuri de lucru, cât şi scopurile lui, intră în componenţa exclusivă a Consiliului Permanent.

2. Organele U. I. N. L.

Organele U. I. N. L. sunt:

Adunarea Notariatelor membre;
Consiliul Permanent;
Consiliul de Supraveghere Financiară.

2.1 Adunarea Notariatelor Membre

Adunarea, care este organul suprem al Uniunii, este constituită din toate notariatele membre ale acesteia din urmă, iar rezoluţiile sale adoptate în limita competenţei sunt obligatorii pentru toţi membrii şi sunt aduse la îndeplinire de Consiliul Permanent.

Reprezentarea în Adunare a Notariatelor membre ale Uniunii se exercită:

Prin comisiile superioare ale notariatelor membre sau în lipsă, prin organe analoage cu caracter naţional;
Prin colegii şi instituţii notariale cu caracter regional sau provincial, în lipsa organelor cu caracter naţional, cu condiţia ca acestea să nu aibă decât un reprezentant pe ţară.

Adunarea se întruneşte, sub conducerea Preşedintelui Uniunii, în sesiune ordinară, de două ori în timpul fiecărei legislaturi, la date care sunt fixate de Preşedinte, cu cel puţin 6 luni înainte. O întrunire a Adunării se va ţine concomitent cu Congresul Internaţional al Notariatului Latin.

Adunarea poate fi convocată în sesiune extraordinară de către Preşedintele Uniunii, fie din oficiu, fie la cererea Consiliului Permanent sau la cererea a cel puţin un sfert din notariatele membre.

Adunările, fie ele ordinare, fie extraordinare, sunt constituite din preşedinţii organismelor reprezentative ale notariatelor membre sau de persoanele care le înlocuiesc.

Fiecare notariat are dreptul la un singur reprezentant, la o singură voinţă şi un singur vot. Notariatele membre în Uniune, care asistă sau nu la Adunare, nu pot fi reprezentate de către alt notariat.

2.2 Consiliul Permanent

Consiliul Permanent este organ de conducere şi guvernare a Uniunii: el stabileşte activităţile şi execută propriile sale decizii, asemenea cu cele ale Adunării.

Consiliul permanent, are, printre altele, următoarele competenţe:

Dreptul de a stabili regulamente;
Adoptarea de decizii considerate oportune pentru exercitarea activităţii sale în domeniul internaţional;
Desemnarea de responsabili ai instituţiilor Uniunii, etc.

2.3 Preşedintele Uniunii

Preşedintele Consiliului Permanent este preşedintele Uniunii şi în consecinţă – reprezentantul acesteia la nivel oficial.

Preşedintele uniunii convoacă şi prezidează Adunarea Notariatelor membre şi Consiliul Permanent şi are competenţa de a convoca întruniri generale, sectoriale sau locale. Alegerea preşedintelui Uniunii este în competenţa sa convocarea întrunirilor generale, sectoriale sau locale.

Alegerea Preşedintelui Uniunii este de competenţa Adunării Generale care este liberă să ia în considerare sau nu propunerea Consiliului Permanent.

Preşedintele nu poate fi reales pentru legislatura următoare. Cu excepţia cazurilor deosebite care nu antrenează decizii controversate, Preşedintele nu poate fi o persoană provenită de pe acelaşi continent cu Preşedintele precedent.

2.4 Consiliul de Supraveghere Financiară

Pentru fiecare legislatură, Adunarea Notariatelor membre, numeşte un Consiliu de Supraveghere Financiară, format din trei notari în exerciţiu care nu aparţin Consiliului Permanent şi a căror competenţă se întinde pe toată durata legislaturii. Acest consiliu prezintă în fiecare an primei întruniri a Consiliului Permanent un raport asupra bugetului şi conturilor Uniunii.

Consiliul de Supraveghere Financiară poate să primească misiuni speciale de verificare şi control atât din partea Consiliului Permanent, cât şi ale Adunării. În final, membrii săi sunt responsabili de executarea mandatului lor în faţa Adunării căreia trebuie, de asemenea, să-i prezinte un raport la fiecare sesiune a acesteia.

3. Congresul Internaţional al Notariatului Latin

Congresul Internaţional, ţinut sub asupiciile Uniunii, are ca obiect de studiu subiecte cu caracter juridic şi alte subiecte referitoare la notariate.

Fiecare notariat membru al Uniunii are dreptul de a participa la Congres cu o delegaţie. Toţi notarii aparținând unui notariat membru al Uniunii au dreptul de a se înscrie şi de a participa la Congres.

Comitetul organizator, are capacitatea de a admite la Congres în calitate de observatori sau invitaţi toate organismele şi toate persoanele pe care, după activitatea lor ştiinţifică, universitară şi profesională în domeniul dreptului, le consideră potrivite.

Congresul se organizează o dată la trei ani, durata sa nu poate depăşi şapte zile. El este organizat de un notariat membru al Uniunii ales de Consiliul Permanent.

Comitetul organizatoric trebuie întotdeauna să menţină o strânsă colaborare cu Consiliul Permanent.